三门峡职业技术学院学生档案管理制度

第一条 学生档案是收集学生从高中到大学毕学习阶段相关的个人材料,是反映学生思想品德、学习成绩及身体健康等主要情况的记录；是为学校和用人单位提供了解学生德、智、美等方全面情况，做好奖惩工作，加强学籍管理以及择优推荐毕业生的重要依据。为规范我院学生档案管理工作，特制定三门峡职业技术学院档案管理办法。

第二条 学生档案管理工作体制

（一）学生档案以各院部为主，院部负责学生档案的管理和保管工作。

（二）学生处进行宏观指导、协调、监督。负责毕业生档案的审核工作。

（三）招生与就业办公室负责档案的封签、转接和邮寄。

第三条 学生档案管理的主要任务

（一）对学生档案造册登记，尽可能采用现代化管理方法进行管理。

（二）妥善保管学生档案，不得造成学生档案丢失、损毁。

（三）及时收集、整理学生档案材料。

（四）办理学生档案的查阅、借用。

（五）调查、研究和完善学生档案工作情况，逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。

（六）办理毕业生档案转递及相关手续。

（七）遵守档案管理的保密原则。

第四条 学生档案的主要内容

（一）学生中学阶段档案（包括中学阶段学习成绩、健康检查、思想品德鉴定、申请加入或已经加入中国共产党、共产主义青年团组织的材料以及中学毕业生登记表等）。

（二）学生参加高考及中招考试准考证、录取通知书。

（三）在校学习期间获得各种奖励及表彰材料。

（四）在校学习期间受处分决定书，解除处分审批表。

（五）学生学籍卡、学生综合素质表、毕业生登记表、学生干部任免审批表、成绩单、就业报到证副页。

（六）其他应该归入学生档案的材料。

第五条 学生档案材料的收集、鉴别与归档

（一）通过各级党、团组织分别收集党、团组织档案材料。

（二）以各院部所管理的文件档案为基础，收集学生在校学习期间奖惩的档案材料。

（三）通过各院部、学生处、教务处等有关部门收集学生档案中应列入的有关反应该生学习情况的材料。

（四）在学院各有关部门的协助下，收集和鉴别学生受表彰与受处分的材料。

（五）凡归档的材料，均须经过认真鉴别，同时经有关部门审查并加盖公章方后可归档。

第六条 学生档案的整理

（一）在新生入校后，各院部接收新生中学档案、准考证、通知书后，应指定专人保管，严格执行档案管理办法，规范交接手续，明确责任人，及时整理、换袋、编号、制定目录以便查找。

（二）对学生日常管理工作时，有关学生学籍卡、奖惩等材料应随时整理归入档案。

（三）学生毕业前应将档案复查一次，核对袋内存放材料，如发现材料不全，档案管理者应尽职责按档案管理办法要求补齐。

（四）在校期间受过处分的学生，若受处分后各方面综合表现良好，其所属院部可根据其表现填写一份解除处分审批表一并存入学生挡案。

第七条 学生档案的保管

（一）根据必须保证档案安全、保密的原则以及在工作中便于查找的需要，对学生档案要严密地进行妥善保管。

（二）有条件的院部可成立专门档案室，并指定专人负责管理，档案室及档案柜必须坚固、适用。

（三）档案存放处（档案室）应保持整洁，具备防火、防晒、防潮、防蛀条件，要加强对档案的安全进行检查。

第八条 学生档案的查阅和借用

（一）无正当理由任何部门和个人不得查阅或借用学生档案，不允许学生个人查阅或借用学生档案。

（二）除档案管理以外的人员查阅学生档案，必须经学生处或主管学生工作副校长批准方可查阅。

（三）学生档案一般不外借，特殊情况须经学生处或主管学生工作副院长批准后方可办理借阅手续，阅后应按期归还。

（四）查阅和借用档案必须严格履行登记手续。

（五）查阅档案，必须严格遵守档案保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。

第九条 学生档案的转接

（一）每年在毕业生返校后，完善毕业生档案材料。在学校规定时间内，院部将建档完毕的学生档案送交学生处审核。

（二）毕业生档案袋两封口处必须用密封条粘贴封装，并加盖招生与就业办公室档案密封章。

（三）毕业生档案由招生与就业办公室负责按就业报到证上签发的单位或地址转递。

（四）专升本学生凭毕业证、录取通知书办理档案转递手续。

（五）未达到毕业条件（包括入伍保留学籍、休学、未完成学业）的学生档案，暂存放在毕业生所在院部，并由院部指定专人负责妥善保管。

（六）退学的学生、办理学籍变动手续后，交由学生本人保管，若出现档案损坏或丢失等问题由学生本人负责，学校不承担任何责任。

（七）档案管理人员若发生更换，必须严格做好交接档案的一切手续。未办交接手续出现工作失误的，由前任管理人员承担直接责任，各院部领导负领导责任。

第十条 本办法自2017年9月1日起施行。